GPT-4o搭載、契約書の検索性を向上する 「TOKIUM契約管理」を提供開始

支出管理にまつわるクラウドサービスを提供する株式会社 TOKIUM（本社：東京都中央区、代表取締役：黒﨑 賢一、以下「TOKIUM」）は、電子および紙の契約書をクラウド上で一元管理できる契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」を2024年6月3日より新たに提供開始することをお知らせします。

本サービスは、契約書に記載されている取引先名や契約期間などの契約内容をGPT-4oが自動で抽出し、データ化します。紙の契約書のスキャンはTOKIUMが代行するため、企業の負担なく一元管理が可能となり、社内の契約書をTOKIUM上ですぐに閲覧できるようになります。こうした一元管理や検索性の担保により、契約管理業務の効率化だけでなく、企業のガバナンス強化を実現します。

今後も支出管理プラットフォームとしてのサービス拡充および機能開発を強化してまいります。

詳細はこちら：https://www.keihi.com/contract/

■サービス提供の背景

昨今、ガバナンス強化の要請や下請法遵守への監視強化などにより、各企業の契約業務に関する課題や負担は増加しています。さらに、2024年中にはフリーランス保護法の制定が予定され、取引条件の明示や報酬の支払期日の設定などが必要となります。これにより、企業における契約管理はますます複雑になり、契約管理業務の負担が増大することが想定されます。

実際、契約業務に携わる担当者の約72%が契約書の管理を負担に感じており、特に、確認したい契約書がすぐに見つからないことが要因だと回答しています。また、契約書の管理が適切にできていない企業の約85%は契約管理に起因する大小の問題を抱えていることが調査結果*よりわかっています。

こうした状況を踏まえると、多くの企業が契約管理に起因した法令違反・ガバナンス不全のリスクを内包し、それらが顕在化する危機にあるといえます。

*株式会社TOKIUMが2024年5月に契約業務に携わる会社員1,100名を対象に行った調査

■TOKIUM契約管理について

TOKIUM契約管理は、電子および紙の契約書をクラウド上で一元管理するサービスです。紙の契約書は製本された状態でTOKIUMがスキャンし、データ化と保管もTOKIUMが行います。またAI-OCRにより契約書の全文をデータ化し、取引先名や契約期間などの項目を自動で抽出します。これにより、社内の契約書を即時に閲覧・検索できるようになり、契約管理業務の効率化とガバナンス強化を実現します。

■製本されたままでスキャンを代行

製本された紙の契約書を製本された状態のままスキャンし、クラウド上にアップロードします。また、スキャン後の契約書は TOKIUM が保管を代行するため、オフィスのペーパーレス化や保管場所に契約書を探す手間を削減します。

■全文データ化と生成AIによる項目抽出:

AI-OCR で契約書の全文をデータ化し、取引先名や契約期間などの項目を生成AI(GPT-4o)により自動で抽出します。これにより、契約管理台帳の作成を自動化し、手作業で契約内容を入力する手間を省きます。さらに、TOKIUM上ですぐに契約書を見返すことが可能となります。

■企業データベース連携:

約540万社以上の企業情報が登録されているデータベースと連携し、取引先の社名や住所、インボイス登録番号などの情報が自動で更新されるため、取引先のマスタ情報のメンテナンスにかかる工数を削減します。また、会社名の表記ゆれは自動で名寄せできるため、取引先の重複登録を防止します。

■契約更新アラート:

TOKIUM上で登録された契約期間と解約通知期限に基づき、契約更新の対応が必要な契約書をTOKIUMから各担当者に毎月メールで通知します。これにより、意図せず自動更新または解約するリスクを回避できます。さらに、契約が自動更新された場合は、最新の契約期間が自動で計算され反映されます。

株式会社TOKIUMについて

「未来へつながる時を生む」を志として掲げ、企業の支出にまつわる業務のDXを実現するサービスを提供しています。主なサービスとして、請求書受領クラウド「TOKIUMインボイス」、経費精算クラウド「TOKIUM経費精算」、文書管理クラウド「TOKIUM電子帳簿保存」を提供しています。支出管理プラットフォームTOKIUMの累計導入社数は2,000社＊を超え、規模や業種を問わず幅広くご利用いただいております。

＊2023年11月末時点 

会社名　：株式会社TOKIUM
設立　　：2012年6月26日
代表者　：代表取締役  黒﨑 賢一
所在地　：東京都中央区銀座6丁目18-2 野村不動産銀座ビル12階
事業内容：経費精算・請求書管理など支出管理サービスの提供
資本金　：100百万円

 ・支出管理クラウド【TOKIUM】
https://www.keihi.com/
・請求書受領クラウド【TOKIUMインボイス】
https://www.keihi.com/invoice/
・経費精算クラウド【TOKIUM経費精算】
https://www.keihi.com/expense/
・文書管理クラウド【TOKIUM電子帳簿保存】
https://www.keihi.com/denshichobo/
・契約管理クラウド【TOKIUM契約管理】
https://www.keihi.com/contract/