株式会社TOKIUM、「契約管理に関する実態調査」を実施

支出管理にまつわるクラウドサービスを提供する株式会社TOKIUM（本社：東京都中央区、代表取締役：黒﨑　賢一、以下「TOKIUM」）は、全国の契約業務に携わる会社員1,100名を対象に「契約管理に関する実態調査」を実施しました。

調査の結果、約75%の人が紙と電子で契約書を管理する二重管理を行っていることがわかりました。また、紙と電子の契約書の数が同程度の時に、最も契約書を適切に管理できていないことが明らかになりました。さらに、契約書の管理が適切に行えていないと答えた企業の約85%は、「契約書の一元管理ができていないことに起因する問題が発生した」と回答しています。

■調査概要

調査期間　：2024年5月22日～2024年5月23日
有効回答数：1,100人
調査方法　：インターネット調査
調査対象　：日本全国の契約業務に携わる人

■約75%が紙と電子で契約書を管理していると回答。二重管理が一般化している傾向に

今回の調査では、約75%の人が紙と電子で契約書を管理していると回答しました。電子契約が浸透してきたなかでも紙で契約書を扱うケースは多く、紙と電子による二重管理が一般化していることが分かりました。

■紙と電子の契約書の数が同程度の時に、最も管理しにくい状況が生まれることが明らかに

次に、紙と電子の割合が契約書の管理にどのように影響を与えるかを分析したところ、「4割以上6割未満紙で扱っている」場合に、契約書が管理できていないと回答した人が30.7%と最も多くなる結果になりました。紙と電子が同程度の場合には、二重での管理から逃れられず、契約書を適切に管理できない状況が生まれると推測されます。

■契約書が適切に管理できていない企業では、契約書管理に起因する問題が発生

契約書を適切に管理できていないと答えた人の約85%が、「契約書が適切に管理されていないことに起因する問題が発生した」と回答しました。
「契約書の確認が必要な場面で検索に時間がかかった」、「監査の際に必要な情報の提供に時間がかかった」といった業務の効率化をさまたげる問題や「適切に管理ができていないことによって紛失が発生した」や「過去の契約書で暴排条項に漏れがないか把握ができていなかった」など、適切な管理が行えていないことで重大なリスクへとつながりかねない問題が発生していることもわかりました。
また、「更新時期を把握できておらず、継続可否の判断に十分な時間が取れなかった」や「意図せぬ自動更新により無駄な支出が発生した」と回答する人も複数おり、契約書が管理できていないことで、企業の支出面にも影響を与えることが明らかになりました。

■まとめ

今回の調査から、約75%の企業で紙と電子の契約書が混在しており、紙と電子の二重管理が一般化しているという結果になりました。また、紙と電子の数が同程度の時に、最も契約書を管理できないことが分かりました。さらに、契約書を管理できていないと答えた企業の約85%は、「契約書の管理ができていないことに起因する問題が発生した」と回答し、その中には紛失や意図しない支出など企業にとって重大な問題が起きていることも明らかになりました。
2024年中にはフリーランス保護法の制定が予定され、契約書の管理は企業にとって、ますます重要な課題になると考えられます。また、契約の管理を適切に行うことは、不要な契約の選別や自動更新による予期せぬ出費を防ぐなど、経営面でも欠かせない要素のひとつだといえます。

TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」はクラウド上で紙や電子の契約書を一元管理し、項目ごとに契約書を検索して閲覧することが可能です。こうした一元管理や検索性の担保により、契約管理業務の効率化だけでなく、企業のガバナンス強化と支出の最適化を実現します。

■契約書一元管理クラウドサービス「TOKIUM契約管理」

TOKIUM契約管理は、電子および紙の契約書をクラウド上で一元管理するサービスです。紙の契約書は製本された状態でTOKIUMがスキャンし、データ化と保管も行います。またAIにより契約書の全文をデータ化し、取引先名や契約期間などの項目を自動で抽出します。さらに、約540万社以上の企業情報が登録されているデータベースと連携し、取引先情報が自動で更新されるため、マスタ情報のメンテナンスにかかる工数を削減します。これにより、契約管理業務の効率化を実現します。
支出管理プラットフォームTOKIUMのシリーズ累計導入社数は2,000社＊を超え、規模や業種を問わず幅広くご利用いただいております。
https://www.keihi.com/contract/　
＊ 2024年5月末時点。

■株式会社TOKIUMについて

株式会社TOKIUMは、「未来につながる時を生む」を志に、企業の支出にまつわる情報を一元管理し、支出領域の課題解決を実現するDXサービスを提供しています。主なサービスとして、請求書受領クラウド「TOKIUMインボイス」、経費精算クラウド「TOKIUM経費精算」、文書管理クラウド「TOKIUM電子帳簿保存」、契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」を提供しています。最適なテクノロジーと常識にとらわれない自由な発想、泥臭さもいとわない行動力で支出の最適化を実現し、人と事業を未来へ向けて加速させていきます。

設立：2012年6月26日
代表取締役：黒﨑賢一
所在地：東京都中央区銀座6丁目18-2　野村不動産銀座ビル12階
資本金：100百万円
事業内容：経費精算・請求書管理など支出管理サービスの提供

TOKIUM　　　　　　　https://corp.tokium.jp/
TOKIUMインボイス　　https://www.keihi.com/invoice/
TOKIUM経費精算　　　https://www.keihi.com/expense/
TOKIUM電子帳簿保存　https://www.keihi.com/denshichobo/
TOKIUM契約管理　　　https://www.keihi.com/contract/