JR九州エージェンシー、TOKIUM契約管理を導入

株式会社TOKIUM（本社：東京都中央区、代表取締役：黒﨑 賢一、以下「TOKIUM」）は、JR九州エージェンシー株式会社（本社：福岡市博多区、代表取締役社長：盛澤 篤司、以下「JR九州エージェンシー」）が、契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」を導入することをお知らせします。

■背景

JR九州エージェンシーは、JR九州のハウスエージェンシーとして、交通広告をはじめとする各種広告を手がける総合広告代理店です。広告代理店という特性上、クライアントやメディア、制作会社など多様な取引先との契約が発生し、管理している契約書の件数は4,000件以上にのぼります。

JR九州エージェンシーでは、多くの契約書を紙で管理しており、契約内容を確認するたびに保管場所から書類を探し出し、膨大なページの中から必要な条文を見つけ出す手間が生じていました。

加えて、既存の契約書が各種法改正に正しく準拠しているかを確認する作業には、年間250時間もの工数が発生していました。こうした背景から、契約書の電子化、自社の契約管理体制に合わせた条文の抽出と検索性を高める仕組みの構築が求められていました。

■TOKIUM契約管理の選定理由

最大の決め手は、紙の契約書をTOKIUMに送付するだけでスキャンからデータ化、原本保管までを一括で代行してもらえる点です。また、データ化された契約書は全文検索が可能なため、契約書を探す作業や膨大な情報の中から該当箇所を確認する作業が不要になり、必要な情報へ即座にたどり着けるようになります。

さらに、指定した項目をAIが自動で抽出する機能や、基本契約・個別契約の親子管理、フォルダごとの閲覧権限設定なども標準装備されており、JR九州エージェンシーの運用に合った柔軟な管理ができる点も高く評価されています。

■期待される効果

TOKIUM契約管理の導入により、これまで契約書の保管などに費やしていた工数が大幅に圧縮される見込みです。また、契約書が電子化され、検索性が向上したことで、契約書の確認にかかっていた工数を250時間削減予定です。

さらに、反社条項の有無などが即座に確認できるようになったことで、全社的なガバナンス強化も期待されています。

■JR九州エージェンシー株式会社 経営企画部 課長 松本 聡之様からのコメント

当社では約4,000件の契約書をほぼすべて紙で管理しており、必要な契約書を探すだけでも膨大な手間がかかっていました。TOKIUM契約管理は紙の契約書を送るだけで電子化が完了するため、現場に負担をかけずに導入できる点が決め手となりました。今後は検索機能やカスタム項目を活用し、基本契約や随時契約の締結状況はもちろん、反社条項や下請法への準拠といったコンプライアンス面の確認体制も強化していきます。そして、担当者が本来注力すべき業務に時間を使える環境を整えていきたいと考えています。

■経理AIエージェント「TOKIUM」について

経理AIエージェント「TOKIUM」は、AIとプロスタッフ、クラウドシステムが高度に連携され、まるで一人の担当者のように自律的に判断・業務を遂行し、企業の経理業務を自動で完了させるサービスです。
本サービスを通じて、あらゆるビジネスパーソンを出張手配や事前申請、照合などの定型的な経理作業から解放します。
URL：https://www.keihi.com/keiri-ai-agent/

■株式会社TOKIUMについて

設立：2012年6月26日
代表取締役：黒﨑賢一
所在地：東京都中央区銀座6丁目18-2　野村不動産銀座ビル12階
資本金：100百万円
事業内容：経費精算・請求書管理などの経理AIエージェントの提供
URL：https://corp.tokium.jp/ 

■JR九州エージェンシー株式会社について

設立：1988年3月
代表者：代表取締役社長 盛澤 篤司
所在地：福岡市博多区博多駅前三丁目8番10号 九勧末広通りビル
資本金：3,000万円
事業内容：交通・テレビ・ラジオ・新聞・雑誌等の各種広告の取扱い、各種プロモーションに係る業務、広告宣伝及びセールスプロモーションに関する企画・立案並びに制作、各種イベント・展示会等の企画・立案・実施、インターネット関連の企画・制作および運営・管理、CI・VI 戦略の立案・実施、JR 九州顧客管理業務委託、JR 九州商品化許諾事業
URL：https://www.jrkyu-ag.co.jp/