日本石油輸送、契約書管理の課題解決へTOKIUM契約管理を導入

株式会社TOKIUM（本社：東京都中央区、代表取締役：黒﨑 賢一、以下「TOKIUM」）は、⽇本⽯油輸送株式会社（本社：東京都品川区、代表取締役社長：原 昌一郎、以下、「JOT」）が、契約書の一元管理やペーパーレス化、新リース会計基準への対応を効率化するために契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」を導入することをお知らせします。

■導入の背景

JOTでは現在、本社オフィスのリニューアルを検討しており、社内スペースの有効活用を図る上での課題の一つとして、ペーパーレス化の推進が急務となっていました。また、各部署で契約書管理を実施しているため、法務審査時に必要な契約書が見つかりにくかったり、過去の契約書管理が不十分で更新漏れが発生したりするなど、人による管理の限界を感じていました。

さらに、昨年9月に企業会計基準委員会から新リース会計基準が公表され、その対応も喫緊の課題となっていました。全社的な契約書の見直しとリース該当性の確認には、膨大な作業時間が見込まれていました。また、契約書に「リース」と明記されていない場合でもリースとしての処理が必要となる「実質リース」に該当する場合があり、その識別には会計基準に関する知識が不可欠となるため、新基準の適用開始後も経理部門の負担増加が懸念されていました。

加えて、見落としなどによる処理漏れが発生した場合、財務諸表の修正や決算発表の遅延といった大きな問題につながりかねない懸念もありました。

■TOKIUMの選定理由

TOKIUMが過去分も含め契約書のスキャンを代行してくれるため、データ化にかかる手間を大幅に削減できる以外にも、原本保管まで対応している点が大きな決め手となりました。

さらに、AIがリースの識別を支援する機能*を標準搭載しているため、企業会計基準委員会が公表している判断基準に従って契約書を識別できます。これにより、リースに該当するか否かの見落としを防ぎつつ、確認作業を効率化できます。

また、既に同社で利用中のTOKIUMインボイスに登録された従業員マスタをTOKIUM契約管理に同期が可能で、導入時やその後のメンテナンス作業にかかる工数も削減できます。画面や操作性も類似していることから、現場へのスムーズな浸透も期待できます。これらの点も高く評価されました。

*「TOKIUM契約管理、AIでリースの識別を支援する機能を正式に提供開始」(https://corp.tokium.jp/news/v9s9si79nn/）

■導入により期待される効果

JOTはTOKIUM契約管理の導入により、過去の契約書のデータ化に要する時間を少なくとも約1,000時間以上も削減できる見込みです。また、今後新たに締結される契約書の管理業務においても、年間約100時間以上の削減が見込まれています。

さらに、AIによるリース識別支援機能により、契約書の確認作業が容易になるため、属人化を防止することにも繋がります。

また、契約書の保管スペースを削減することで、事務所内のスペースを有効的に活用することができます。

■日本石油輸送株式会社 経理部 統括マネージャー　永井 隆一様からのコメント

仮）新リース会計基準への対応は、過去契約書の集約やデータ化、リースの識別など、大きな負担を伴います。TOKIUM契約管理の導入によって、新リース会計基準への対応に必要な社内調整や高度な業務に集中できる時間を創出することができることが期待されます。

今後も、TOKIUM契約管理を最大限活用し、より専門的な業務に注力できる環境を整えていければと思います。

■日本石油輸送株式会社について

本社：東京都品川区大崎1丁目11番1号　ゲートシティ大崎ウエストタワー16階
代表者：代表取締役社長　原 昌一郎
創立：1946（昭和21）年3月27日
資本金：1,661,467,500円
従業員数：1,571名（2024年3月31日現在：連結）
事業内容：石油製品の鉄道タンク車輸送、自動車輸送 ・高圧ガス（LNG等）の輸送 、石油化学製品等の国内および国際複合一貫輸送・各種コンテナのリース 、　鉄道用冷蔵・冷凍コンテナのレンタル・リース 、　その他（不動産事業、太陽光発電事業等）
ホームページ：https://www.jot.co.jp/

■株式会社TOKIUMについて

株式会社TOKIUMは、「未来へつながる時を生む」を志に、企業の支出にまつわる活動を一元管理し、支出領域の課題解決を実現するDXサービスを提供しています。主なサービスとして、請求書受領クラウド「TOKIUMインボイス」、経費精算クラウド「TOKIUM経費精算」、文書管理クラウド「TOKIUM電子帳簿保存」、契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」、請求書発行クラウド「TOKIUM請求書発行」を提供しています。最適なテクノロジーと常識にとらわれない自由な発想、泥臭さもいとわない行動力で支出の最適化を実現し、人と事業を未来へ向けて加速させていきます。

設立：2012年6月26日
代表取締役：黒﨑賢一
所在地：東京都中央区銀座6丁目18-2　野村不動産銀座ビル12階
資本金：100百万円
事業内容：経費精算・請求書管理など支出管理サービスの提供
URL：https://corp.tokium.jp/

＜サービス一覧＞
請求書受領クラウド「TOKIUMインボイス」　　
https://www.keihi.com/invoice/
経費精算クラウド「TOKIUM経費精算」　　　
https://www.keihi.com/expense/
文書管理クラウド「TOKIUM電子帳簿保存」　
https://www.keihi.com/denshichobo/
契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」　　　
https://www.keihi.com/contract/
請求書発行クラウド「TOKIUM請求書発行」
https://keihi.com/send/